Den BlackBerry über eine (ASCII) Textdatei synchronisieren

Zuletzt aktualisiert am Dienstag, den 10. August 2010 um 14:15 Uhr Dienstag, den 10. August 2010 um 14:14 Uhr

Zur Synchronisation seiner PIM-Daten (Kalender, Adressen, Aufgaben, Notizen) benötigt man eine passende Software wie Microsoft Outlook. Es gibt aber noch den Weg über eine Textdatei. Der Desktop Manager bietet einen ASCII-Importer/Exporter an. Mit seiner Hilfe lassen sich die PIM-Daten sowohl exportieren als auch importieren. Wer also keine unterstützte Software auf seinem PC hat kann über eine Textdatei seine Daten in den BlackBerry importieren.

Ich beschränke mich hier auf die Adressen. Gerade danach fragen viele Nutzer. Für die anderen Anwendungen sollte es aber ähnlich sein. Bevor man sich an die ersten Schritte wagt empfehle ich ein Backup anzulegen.

Vorbereiten der Textdatei

Für den Import muß die Textdatei in einem bestimmten Format vorliegen. Der englische Begriff Comma Separated Value (CSV) hat sich dafür durchgesetzt. Man begegnet ihm auch in Tabellenkalkulationsprogrammen. Der einfachste Weg, um so eine Textdateien zu erhalten, besteht im Export der bereits vorhandenen Adressen im BlackBerry. Eine Testadresse mit allen Feldern, die man benötigt, reicht bereits aus.

Im BlackBerry Manager klickt man auf Synchronisieren. Dann links auf Synchronisierung und rechts auf die Schaltfläche Synchronisierung.

Nach Auswahl von Adressbuch geht es mit einem Klick auf Einrichtung... weiter. Im nächsten Fenster wählt man den ASCII Importer/Exporter und klickt auf Weiter. Zuerst wollen wir die vorhanden Kontakte exportieren.

Im nächsten Fenster legt man die Textdatei für die exportierten Datensätze fest. Bei einer neuen Datei wird sie nach Rückfrage erstellt. Eine vorhandene Datei wird später bei der Synchronisierung ebenfalls erst nach Rücksprache überschrieben.

Bei Optionen... kann man noch definieren, wie die einzelnen Werte voneinander getrennt werden. Am häufigsten trifft man auf das Semikolon und doppelte Anführungszeichen.

Nach Abschluss der Einstellungen beginnt man mit dem Export. Im Desktop Manager klickt man links auf Synchronisieren und im rechten Bereich auf die Schaltfläche Synchronisieren.

Ist alles erfolgreich verlaufen hat man eine Textdatei mit folgenden Aufbau (gekürzt):

"First Name";"Middle Name";"Last Name";"Title";"Company Name";"Work Phone";"Work Phone2"; ...
Max";"Moritz";"Mustermann";"Herr";"Musterfirma";"0123456789";;...

Die erste Zeile definiert die Spalten und deren Inhalt durch einen Feldnamen. Ab der zweiten Zeile beginnen die Kontaktdatensätze. Alle Werte sind in doppelten Anführungszeichen eingefasst und durch ein Semikolon getrennt. So wie es oben definiert wurde. Bei einem fehlenden Wert bleibt das Datenfeld leer (Work Phone2).

Etwas übersichtlicher in Tabellenform.

Etwas kurios ist hier die Zuordnung von Title. Es wird offensichtlich die Position in der Firma eingetragen. Erwartet hätte ich die Anrede. Solange man sich an das Schema hält spielt das keine Rolle. Die Anrede wurde übrigens dem Feld Salutation zugeordnet.

Erstellen der Textdatei

Als nächstes kann man sich daran machen, eine Textdatei mit den Kontakten zu erstellen. Am einfachsten dürfte dafür ein Tabellenkalkulationsprogramm wie Excel oder das kostenlose Calc (OpenOffice) sein. Sie beherrschen den Import/Export von CSV-Dateien und sind mit Assistenten ausgestattet. Es existieren aber auch spezielle CSV-Editoren. Im Softwareverzeichnis von heise gibt es eine große Auswahl.

Für den Import in den BlackBerry sind nur die Spalten notwendig, die auch einen Wert enthalten. Die anderen Felder, die man nicht braucht, lässt man einfach weg. Auch die Reihenfolge ist nicht vorgeschrieben. Wichtig ist nur die korrekte Zuordnung zwischen Feldname und Feldwert.

Import in den BlackBerry

Nach der Erstellung der CSV-Datei kann man sie über den Desktop Manager mit dem BlackBerry synchronisieren. Wie oben bei "Vorbereiten der Textdatei" beschrieben stellt man nun die Synchronisationsrichtung um. Als Quelle gibt man die neu erstellte Datei an. Danach geht es zur Synchronisation.

Bei doppelten Datensätzen kann man auf das empfohlene Backup zurückgreifen. Bei den Tests ist das aber nie passiert.